‘Mij niet bellen,’ de bekende uitspraak van Martien Meiland is precies wat uw organisatie niet wil uitstralen. Voor klanten is er weinig zo frustrerend als eindeloos in de wacht staan of keer op keer dezelfde beltoon horen terwijl ze met een dringende vraag zitten. Tegenwoordig verwachten klanten dat bedrijven altijd en overal bereikbaar zijn, een slechte telefonische bereikbaarheid is simpelweg geen optie meer.
Maar hoe zorgt u ervoor dat u goed telefonisch bereikbaar bent voor uw klanten? En wat zijn de gevolgen als u hier niet in investeert? In dit blog leest u wat u kunt doen om uw telefonische bereikbaarheid te verbeteren en de gevolgen als u dat niet doet.
Wat is telefonische bereikbaarheid?
Hoewel het misschien vanzelfsprekend lijkt, willen we toch nog even verduidelijken wat telefonische bereikbaarheid precies inhoudt. Het betekent dat uw bedrijf altijd goed bereikbaar is via de telefoon, vooral op het moment dat klanten u nodig hebben. Dit houdt niet alleen in dat u oproepen snel beantwoordt, maar ook dat klanten op een professionele manier geholpen worden.
Tegenwoordig beperkt telefonische bereikbaarheid zich vaak niet meer tot de ‘klassieke’ kantooruren van 9 tot 5. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om ook buiten deze tijden bereikbaar te zijn. Zo kunnen klanten altijd contact opnemen wanneer het hen uitkomt.
Waarom is telefonische bereikbaarheid belangrijk?
Telefonische bereikbaarheid is een belangrijk onderdeel van een goede klantenservice. Wanneer klanten gemakkelijk contact met u kunnen opnemen, verbetert dit hun ervaring met uw bedrijf. Dit leidt tot een aantal voordelen:
1. Klanttevredenheid
Snelle en efficiënte hulp zorgt ervoor dat klanten tevreden blijven. Ze voelen zich gehoord en begrepen, wat leidt tot een positieve ervaring.
2. Versterkt vertrouwen
Wanneer klanten weten dat ze altijd op u kunnen rekenen, vergroot dit het vertrouwen in uw bedrijf. Ze voelen zich gewaardeerd, wat leidt tot meer loyaliteit.
3. Concurrentievoordeel
In een competitieve markt kan goede bereikbaarheid het verschil maken tussen u en uw concurrenten. Als u makkelijker bereikbaar bent, kiezen klanten sneller voor uw service of product.
De impact van slechte telefonische bereikbaarheid
Slechte bereikbaarheid kan uw bedrijf echter schade toebrengen. Als klanten keer op keer niet of slecht geholpen worden, kan dit leiden tot:
1. Verlies van klanten
Klanten die gefrustreerd raken door lange wachttijden of onbereikbaarheid zoeken vaak naar alternatieven. Dit betekent dat u klanten kwijtraakt aan de concurrent.
2. Slechte reputatie
Ontevreden klanten delen hun ervaringen sneller met anderen, zowel mond-tot-mond als via online recensies. Dit kan uw bedrijfsimago negatief beïnvloeden.
3. Gemiste omzet
Elke gemiste oproep kan een gemiste verkoopkans zijn. Niet bereikbaar zijn kan direct invloed hebben op uw omzet, vooral als het gaat om potentiële nieuwe klanten.
Hoe kunt u uw telefonische bereikbaarheid verbeteren?
Gelukkig zijn er verschillende manieren om uw telefonische bereikbaarheid te verbeteren, zodat u deze valkuilen kunt vermijden:
- Voldoende personeel: Zorg ervoor dat u voldoende medewerkers heeft om de telefoon op te nemen, vooral tijdens drukke momenten. Dit voorkomt lange wachttijden en zorgt ervoor dat klanten snel geholpen worden.
- 24/7 beschikbaarheid: Overweeg om ook buiten de reguliere werktijden bereikbaar te zijn. Dit zorgt ervoor dat het belverkeer zich verspreidt over een langere periode, waardoor u minder pieken heeft tijdens de normale openingstijden. Dit is vooral nuttig als u klanten wereldwijd heeft of te maken heeft met dringende problemen of storingen.
- Heldere communicatie: Informeer klanten duidelijk over wanneer en hoe ze contact met u kunnen opnemen. Dit kan via uw website, in uw e-mailhandtekening of op uw social media kanalen. Zo weten klanten precies wanneer u bereikbaar bent en wat ze kunnen verwachten.
- Gebruik een antwoordservice: Als het niet mogelijk is om altijd iemand beschikbaar te hebben, kunt u een professionele antwoordservice, zoals Pricon, inzetten. Deze kan inkomende gesprekken aannemen en doorgeven, zodat klanten altijd iemand aan de lijn krijgen.
Conclusie
Wanneer u goed telefonisch bereikbaar bent, zorgt dit voor tevreden klanten, een sterk vertrouwen in uw bedrijf en een concurrentievoordeel. Aan de andere kant kan slechte bereikbaarheid leiden tot gemiste kansen en een negatief imago. Gelukkig zijn er verschillende manieren om uw bereikbaarheid te verbeteren, zoals voldoende personeel, 24/7 beschikbaarheid en het inzetten van een antwoordservice.
Bij Pricon begrijpen we hoe belangrijk telefonische bereikbaarheid is. Daarom bieden wij op maat gemaakte oplossingen om uw bereikbaarheid te verbeteren. Door het uitbesteden van uw telefonische diensten aan ons, kunt u zich focussen op de kern van uw bedrijf terwijl wij zorgen voor een professionele afhandeling van uw klantcontact. Met onze 24/7 service garanderen wij dat u altijd bereikbaar bent voor uw klanten.
Wilt u weten hoe wij uw klantenservice kunnen verbeteren en bijdragen aan de groei van uw bedrijf? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.
